Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.
Seorang sekretaris merupakan fungsi
pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris sangat
bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
- Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
- Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
- Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
- Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
- Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
- Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Uraian Tugas Sekretaris di atas merupakan tugas secara umum seorang sekretaris kepada pimpinannya.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris
Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
- Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
- Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
- Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.
Kriteria Seorang Sekretaris
Seorang
sekretaris perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan.
Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria
berikut ini
- Memiliki kemampuan komunikasi baik
- Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
- Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
- Harus bisa berbahasa asing
- Mengikuti kemajuan teknologi
- Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
- Bisa berbicara di depan umum
- Biasanya cantik dan seksi
Setelah membaca artikel ini, minatkah Anda untuk menjadi seorang sekretaris ?
Sekretaris dengan berbagai macam pekerjaan dan keahlian yang harus
dimiliki untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Terimakasih telah
berkunjung situs Jobdesc semoga tulisan di atas bisa dijadikan referensi dan tambahan wawasan bagi anda semua.
Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai
peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain,
juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah
sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta
yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu
gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu,
untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk
ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga
perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku
selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya;
membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.4. Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
A.
Peran
Sekretaris sebagai Public Relations
Sekretaris
memegang peranan yang penting di dalam suatu organisasi ataupun perusahaan
karena peran sekretaris dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan.
Peranan sekretaris di dalam perusahaan sangat banyak, salah satunya yaitu peran
sekretaris sebagai seorang public
relations. Adapun pembagian peran sekretaris sebagai seorang public relations berdasarkan sasaran
kegiatannya yaitu:
1. Internal public
Yaitu sekelompok individu
yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan, dan diikat oleh satu perhatian
dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Publik yang dimaksud adalah publik
yang berada di dalam organisasi
/ perusahaan seperti
: pimpinan, manajer, pemegang
saham dan direksi perusahaan. Peranan sekretaris terhadap
internal public yaitu:
a. Peran
sekretaris terhadap
atasan
Ketika menjalankan
perannya seorang sekretaris harus bersikap sopan, santun dan hormat terhadap
atasan, adapun peran sekretaris tersebut:
1) Sekretaris
sebagai sumber dan filter segala macam informasi bagi pimpinan. Dalam hal ini
sekretaris harus dapat menjadi sumber segala macam informasi bagi pimpinan dan
dalam menyampaikannya kepada pimpinanpun hendaknya dipilih terlebih dahulu mana
informasi yang benar-benar valid atau
informasi yang benar-benar penting. Jangan sampai seorang sekretaris
menyampaikan hal-hal yang tidak penting untuk disampaikan kepada atasan. Karena
hal ini hanya akan membuang waktu atasan dan tergolong sia-sia.
2)
Sebagai tangan kanan
pimpinan dalam mengatur aktivitas kegiatan perusahaan. Sebagai orang
kepercayaan pimpinan, segala sesuatu aktivitas ataupun pekerjaan yang bersifat
membantu pimpinan perusahaan dipercayakan sepenuhnya kepada sekretaris. Mulai
dari tugas yang bersifat administratif seperti: pengelolaan surat, penyimpanan
arsip, pengelolaan petty cash (kas
kecil) perusahaan, mengurusi rapat, perjalanan dinas pimpinan, mengatur agenda
kerja pimpinan dan lain-lain sampai dengan kegiatan sebagai seorang public relations. Contoh dari kegiatan
seorang public relations yaitu
melakukan kerjasama dengan publik, menjalin komunikasi dengan publik, dan
lain-lain.
3)
Sebagai perantara bagi pimpinan dan
pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Contoh dari peran ini
yaitu: membuat janji temu antara karyawan dengan pimpinan untuk mengadakan
suatu pertemuan, meeting, rapat,
diskusi-diskusi dan lain-lain.
4)
Memegang rahasia perusahaan ataupun
segala informasi yang sangat vital bagi perusahaan. Tugas utama seorang
sekretaris yaitu menjaga kerahasiaan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris hendaknya
menjaga rahasia perusahaan jangan sampai jatuh ke tangan orang lain. Karena
jika rahasia perusahaan jatuh ke tangan orang lain / pihak lain, maka akan
berdampak buruk bagi perusahaan. Misalnya, perusahaan akan menderita kerugian
akibat rahasia perusahaan diketahui oleh pihak lain. Oleh sebab itu, jangan
sampai ketika menjalankan perannya sebagai seorang public relations, sekretaris memberikan informasi yang bersifat rahasia
kepada publik.
5)
Mediator antara pimpinan dengan bawahan. Jika telah
terjadi suatu permasalahan antara pimpinan dengan karyawan di dalam perusahaan,
sebagai seorang sekretaris hendaknya menjadi penengah antara pimpinan dan
karyawan. Sekretaris dalam hal ini tidak boleh memihak antara kedua belah
pihak. Contohnya, telah terjadi perselisihan antara pimpinan dengan karyawan. Sebagai
sekretaris yang profesional hendaknya segera mencari jalan keluarnya, dengan
meluruskan permasalahan yang ada. Kemudian pimpinan dan karyawan dipertemukan
untuk dirukunkan supaya tercipta suasana yang harmonis kembali di dalam
perusahaan.
6)
Membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan. Ketika perusahaan sedang terjadi suatu krisis, agar pimpinan tidak
salah dalam mengambil suatu tindakan, peran terpenting sekretaris yaitu ikut
serta dalam memberikan solusi-solusi yang baik dengan mempertimbangkan beberapa
akibat setelah keputusan diambil.
b. Peran
sekretaris terhadap pemegang saham meliputi:
1) Memberikan
informasi mengenai perkembangan perusahaan. Contohnya, memberikan laporan
mengenai status modal perusahaan melalui neraca aktiva dan pasiva perusahaan.
2) Mengadakan
serta mengatur pertemuan dengan pihak perusahaan. Tujuan diadakan pertemuan ini
agar terjalin kerjasama yang baik antar perusahaan dengan pemegang saham.
Contohnya, sekretaris membuat janji temu pimpinan dengan para pemegang saham
untuk mengadakan suatu meeting. Peran
sekretaris disini yaitu mencari waktu dan tempat yang sebelumnya telah
dikonsultasikan kepada pimpinan terlebih dahulu, kemudian menghubungi para
pemegang saham perusahaan.
c. Peran sekretaris
terhadap karyawan, meliputi:
1) Sebagai
mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan. Ketika sedang terjadi
perselisihan antar bawahan dan atasan, orang yang wajib bertugas sebagai
mediator adalah sekretaris. Sebagai seorang sekretaris yang handal harus mampu
menyelesaikan berbagai macam persoalan yang terjadi di perusahaan. Contohnya,
para karyawan kesal kepada pimpinan karena gaji sedikit namun pekerjaan yang
harus dikerjakan banyak. Dalam menangani masalah ini, sekretaris hendaknya
segera bertindak untuk mencarikan solusi. Misalnya diadakan rapat yang
melibatkan karyawan dengan pimpinan. Rapat yang diadakan ini untuk membahas
permasalahan yang ada, kemudian sekretaris harus mampu membuat hasil keputusan
rapat tidak memberatkan salah satu pihak.
2) Membantu
dalam memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan untuk
membicarakan suatu permasalahan, ide ataupun pendapat. Misalnya, karyawan ingin
menyampaikan pendapat kepada pimpinan mengenai penambahan jam kerja karena
volume pekerjaan sedang banyak. Dalam hal ini sekretaris hendaknya membuatkan
janji temu antara karyawan dengan pimpinan.
3) Memberikan
segala macam informasi kepada bawahan mulai dari komunikasi lisan ataupun
tertulis. Salah satu contoh komunikasi lisan yaitu memberikan informasi
mengenai suatu pengumuman kepada karyawan, misalnya sekretaris memberikan
pengumuman mengenai pakaian setiap hari Jum’at yaitu baju batik. Sedangkan
komunikasi tertulis dalam hal ini dapat berupa surat-surat yang berhubungan
dengan karyawan. Misalnya, sekretaris memberikan surat kenaikan pangkat kepada
karyawan.
4)
Menerima pendapat dan usulan bawahan
dalam berbagai masalah. Misalnya, karyawan memberikan usulan kepada sekretaris
supaya jam masuk kerja diganti yang semula pukul 07.00 menjadi pukul 08.00
karena setiap pagi jalanan macet. Sebagai seorang sekretaris hendaknya
mendengarkan pendapat atau masukan dari karyawan tersebut. Kemudian pendapat
karyawan tersebut segera disampaikan kepada pimpinan untuk segera
ditindaklanjuti dan segera dicarikan solusinya.
5)
Mengadakan pendekatan kepada
karyawan. Tujuannya untuk lebih mengenal karakteristik dari masing-masing
karyawan sehingga sekretaris dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan karyawan.
Setelah sekretaris mengetahui kelemahan karyawan kemudian sekretaris mencarikan
solusi terbaik. Misalnya, ada beberapa karyawan yang tidak bisa mengoperasikan
komputer. Peran sekretarsi dalam hal ini yaitu mengadakan suatu pelatihan /
diklat komputer bagi karyawan-karyawan tersebut. Mengenai kelebihan yang
dimiliki karyawan, dalam hal ini sekretaris dapat memanfaatkan untuk
mengembangkan bakat / kelebihan karyawan tersebut, selanjutnya dapat juga untuk
diusulkan kepada pimpinan supaya karyawan yang mempunyai kelebihan dapat
menduduki suatu jabatan tertentu.
2. Eksternal public
Yaitu
sekelompok individu yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan.
Contohnya: pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas, dan lain-lain.
Adapun peran sekretaris terhadap eksternal public yaitu:
a. Sekretaris
berperan sebagai pusat informasi terhadap semua khalayak. Orang yang terdekat
dengan pimpinan di perusahaan adalah sekretaris, dalam hal ini sekretaris pasti
mengetahui berbagai macam informasi mengenai perusahaan. Oleh sebab itu, segala
macam informasi yang diperlukan oleh publik akan disampaikan oleh sekretaris.
b. Menjadi
fasilitator antara publik dengan perusahaan. Peran sekretaris disini yaitu bertindak
sebagai fasilitator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal
mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Adanya
fasilitator ini bertujuan supaya perusahaan mengetahui kemauan ataupun kehendak
publik dan juga publik juga bisa mengetahui apa yang diinginkan oleh perusahaan.
Sehingga akan menciptakan goodwill
(kerjasama yang baik) dan saling pengertian antara kedua belah pihak.
c. Selalu
menjaga citra perusahaan di mata publik. Segala perilaku dan sikap sekretaris
dalam menjalankan perannya sebagai seorang public
relations selalu dinilai oleh publik. Oleh sebab itu dalam menajalankan
perannya, sekretaris harus berhati-hati dalam menentukan suatu langkah /
tindakan karena hal ini berkaitan dengan citra perusahaan. Semakin baik citra
perusahaan dimata publik akan semakin baik pula perkembangan perusahaan.
Contohnya, sebagai seorang sekretaris hendaknya selalu memberikan informasi
kepada publik mengenai hal-hal positif dari perusahaan. Jangan sampai
sekretaris menjelekkan perusahaan di mata publik. Karena hal ini akan
menurunkan citra perusahaan, jika citra perusahaan sudah buruk di mata publik,
maka akan sulit sekali untuk mengembalikan citra baik perusahaan di mata
publik.
d. Menjalin
kerjasama yang baik terhadap publik. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan
publik akan mempermudah perusahaan menjalankan kegiatannya dengan publik.
e. Memelihara
komunikasi yang baik dengan publik.
Hubungan terhadap
publik akan selalu berjalan dengan baik jika komunikasi selalu dijaga. Cara
menjaga komunikasi itu sendiri bermacam-macam, salah satunya yaitu dengan cara
ketika berbicara tidak menyinggung perasaan publik.
f. Memberikan
pelayanan terhadap publik semaksimalnya. Ketika sekretaris sedang mengadapi
publik eksternal perusahaan, dalam keadaan apapun dan bagaimanapun caranya,
pelayanan yang diberikan oleh sekretaris harus memuaskan publik. Hal ini
bertujuan supaya publik mampu menilai mutu daripada kualitas perusahaan.
g. Mendengarkan
segala pendapat publik. Apabila telah terjadi suatu masalah yang berhubungan
dengan perusahaan, pasti akan menimbulkan suatu opini publik. Dalam hal ini
peran sekretaris yaitu mendengarkan dengan baik apapun pendapat publik kemudian
disampaikan kepada pimpinan ataupun para manajer supaya dicari jalan keluarnya.
Dari penjelasan tersebut, dapat dilihat
bahwa peranan sekretaris sebagai public
relations berdasarkan sasaran kegiatannya dibagi menjadi dua yaitu peran
terhadap internal public dan peran
terhadap eksternal public. Internal public yang dimaksud disini
yaitu publik yang berada di dalam perusahaan seperti: pimpinan, manajer,
pemegang saham dan direksi perusahaan. Sedangkan eksternal public yaitu publik yang secara tidak langsung berkaitan
dengan perusahaan, contohnya: pers, pelanggan, pemasok, komunitas dan
lain-lain. Ketika sekretaris menjalankan perannya baik terhadap internal public ataupun ekternal public, sekretaris hendaknya
selalu mengutamakan kepentingan publik. Hal ini bertujuan untuk menciptakan good will (kerjasama yang baik) antara
kedua belah pihak.
pendapat/opini tentnag seorang sekertaris
Mengenai pandangan masyarakat tentang seorang sekretaris, tidak bisa dipungkiri masih banyak masyarakat yang mempunyai pandangan negatif mengenai seorang sekretaris. Menurut mereka, seorang sekretaris sebagai wanita penggoda, wanita yang hanya mengandalkan kecantikan tanpa memiliki kemampuan / skill, belum lagi di anggap sebagai simpanan boss ataupun perebut suami orang. Pendapat ini timbul diakibatkan karena ketidaktahuan masyarakat mengenai bagaimana sebenarnya pekerjaan seorang sekretaris.
Disinilah kita berperan untuk menciptakan pencitraan yang baik seorang sekretaris. Kita harus bisa membuktikan bahwa seorang sekretaris itu mampu bekerja secara profesional dalam arti, mampu bekerja dengan skill (kemampuan) yang dimiliki, tidak hanya mengandalkan kecantikan semata melainkan mampu menangani semua pekerjaan tanpa menunda pekerjaan yang lain ataupun mengecewakan klien dan pimpinan, mampu memberikan rasa bangga atau kepuasan atas hasil kerja yang dilakukan, mencipatakan dampak positif bahkan mampu menginspirasi karyawan ataupun orang sekitar dimana kita bekerja.
Dengan demikian, secara perlahan namun pasti anggapan negatif di masyarakat tentang seorang sekretaris akan mulai berubah dan melihat seorang sekretaris bukan lagi sebagai wanita penggoda yang hanya mengandalkan kecantikan semata bahkan sebagai perebut suami orang, melainkan sebagai sekretaris yang profesional.
sumber: Tugas Pengetahuan Kesekretarisan tentang “Opini Negatif Masyarakat terhadap Sekretaris”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar