pengertian sekertaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.
 

Seorang sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :

1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

Uraian Tugas Sekretaris di atas merupakan tugas secara umum seorang sekretaris kepada pimpinannya.

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :

1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

Kriteria Seorang Sekretaris

Seorang sekretaris perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan. Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini

1. Memiliki kemampuan komunikasi baik
2. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
3. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
4. Harus bisa berbahasa asing
5. Mengikuti kemajuan teknologi
6. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
7. Bisa berbicara di depan umum
8. Biasanya cantik dan seksi

Setelah membaca artikel ini, minatkah Anda untuk menjadi seorang sekretaris ? Sekretaris dengan berbagai macam pekerjaan dan keahlian yang harus dimiliki untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Terimakasih telah berkunjung situs Jobdesc semoga tulisan di atas bisa dijadikan referensi dan tambahan wawasan bagi anda semua.

Peranan Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

1.      Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

2.      Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

3.      Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
 4.      Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

A.    Peran Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris memegang peranan yang penting di dalam suatu organisasi ataupun perusahaan karena peran sekretaris dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Peranan sekretaris di dalam perusahaan sangat banyak, salah satunya yaitu peran sekretaris sebagai seorang public relations. Adapun pembagian peran sekretaris sebagai seorang public relations berdasarkan sasaran kegiatannya yaitu:

1.      Internal public

Yaitu sekelompok individu yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan, dan diikat oleh satu perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Publik yang dimaksud adalah publik yang berada di dalam organisasi / perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan. Peranan sekretaris terhadap internal public yaitu:

a.       Peran sekretaris terhadap atasan

Ketika menjalankan perannya seorang sekretaris harus bersikap sopan, santun dan hormat terhadap atasan, adapun peran sekretaris tersebut:

1)      Sekretaris sebagai sumber dan filter segala macam informasi bagi pimpinan. Dalam hal ini sekretaris harus dapat menjadi sumber segala macam informasi bagi pimpinan dan dalam menyampaikannya kepada pimpinanpun hendaknya dipilih terlebih dahulu mana informasi yang benar-benar valid atau informasi yang benar-benar penting. Jangan sampai seorang sekretaris menyampaikan hal-hal yang tidak penting untuk disampaikan kepada atasan. Karena hal ini hanya akan membuang waktu atasan dan tergolong sia-sia.

2)      Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas kegiatan perusahaan. Sebagai orang kepercayaan pimpinan, segala sesuatu aktivitas ataupun pekerjaan yang bersifat membantu pimpinan perusahaan dipercayakan sepenuhnya kepada sekretaris. Mulai dari tugas yang bersifat administratif seperti: pengelolaan surat, penyimpanan arsip, pengelolaan petty cash (kas kecil) perusahaan, mengurusi rapat, perjalanan dinas pimpinan, mengatur agenda kerja pimpinan dan lain-lain sampai dengan kegiatan sebagai seorang public relations. Contoh dari kegiatan seorang public relations yaitu melakukan kerjasama dengan publik, menjalin komunikasi dengan publik, dan lain-lain.

3)      Sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Contoh dari peran ini yaitu: membuat janji temu antara karyawan dengan pimpinan untuk mengadakan suatu pertemuan, meeting, rapat, diskusi-diskusi dan lain-lain.

4)      Memegang rahasia perusahaan ataupun segala informasi yang sangat vital bagi perusahaan. Tugas utama seorang sekretaris yaitu menjaga kerahasiaan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris hendaknya menjaga rahasia perusahaan jangan sampai jatuh ke tangan orang lain. Karena jika rahasia perusahaan jatuh ke tangan orang lain / pihak lain, maka akan berdampak buruk bagi perusahaan. Misalnya, perusahaan akan menderita kerugian akibat rahasia perusahaan diketahui oleh pihak lain. Oleh sebab itu, jangan sampai ketika menjalankan perannya sebagai seorang public relations, sekretaris memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada publik.

5)      Mediator  antara pimpinan dengan bawahan. Jika telah terjadi suatu permasalahan antara pimpinan dengan karyawan di dalam perusahaan, sebagai seorang sekretaris hendaknya menjadi penengah antara pimpinan dan karyawan. Sekretaris dalam hal ini tidak boleh memihak antara kedua belah pihak. Contohnya, telah terjadi perselisihan antara pimpinan dengan karyawan. Sebagai sekretaris yang profesional hendaknya segera mencari jalan keluarnya, dengan meluruskan permasalahan yang ada. Kemudian pimpinan dan karyawan dipertemukan untuk dirukunkan supaya tercipta suasana yang harmonis kembali di dalam perusahaan.

6)      Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Ketika perusahaan sedang terjadi suatu krisis, agar pimpinan tidak salah dalam mengambil suatu tindakan, peran terpenting sekretaris yaitu ikut serta dalam memberikan solusi-solusi yang baik dengan mempertimbangkan beberapa akibat setelah keputusan diambil.

b.      Peran sekretaris terhadap pemegang saham meliputi:

1)      Memberikan informasi mengenai perkembangan perusahaan. Contohnya, memberikan laporan mengenai status modal perusahaan melalui neraca aktiva dan pasiva perusahaan.

2)      Mengadakan serta mengatur pertemuan dengan pihak perusahaan. Tujuan diadakan pertemuan ini agar terjalin kerjasama yang baik antar perusahaan dengan pemegang saham. Contohnya, sekretaris membuat janji temu pimpinan dengan para pemegang saham untuk mengadakan suatu meeting. Peran sekretaris disini yaitu mencari waktu dan tempat yang sebelumnya telah dikonsultasikan kepada pimpinan terlebih dahulu, kemudian menghubungi para pemegang saham perusahaan.

c.       Peran sekretaris terhadap karyawan, meliputi:

1)      Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan. Ketika sedang terjadi perselisihan antar bawahan dan atasan, orang yang wajib bertugas sebagai mediator adalah sekretaris. Sebagai seorang sekretaris yang handal harus mampu menyelesaikan berbagai macam persoalan yang terjadi di perusahaan. Contohnya, para karyawan kesal kepada pimpinan karena gaji sedikit namun pekerjaan yang harus dikerjakan banyak. Dalam menangani masalah ini, sekretaris hendaknya segera bertindak untuk mencarikan solusi. Misalnya diadakan rapat yang melibatkan karyawan dengan pimpinan. Rapat yang diadakan ini untuk membahas permasalahan yang ada, kemudian sekretaris harus mampu membuat hasil keputusan rapat tidak memberatkan salah satu pihak.

2)      Membantu dalam memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan untuk membicarakan suatu permasalahan, ide ataupun pendapat. Misalnya, karyawan ingin menyampaikan pendapat kepada pimpinan mengenai penambahan jam kerja karena volume pekerjaan sedang banyak. Dalam hal ini sekretaris hendaknya membuatkan janji temu antara karyawan dengan pimpinan.

3)      Memberikan segala macam informasi kepada bawahan mulai dari komunikasi lisan ataupun tertulis. Salah satu contoh komunikasi lisan yaitu memberikan informasi mengenai suatu pengumuman kepada karyawan, misalnya sekretaris memberikan pengumuman mengenai pakaian setiap hari Jum’at yaitu baju batik. Sedangkan komunikasi tertulis dalam hal ini dapat berupa surat-surat yang berhubungan dengan karyawan. Misalnya, sekretaris memberikan surat kenaikan pangkat kepada karyawan.

4)      Menerima pendapat dan usulan bawahan dalam berbagai masalah. Misalnya, karyawan memberikan usulan kepada sekretaris supaya jam masuk kerja diganti yang semula pukul 07.00 menjadi pukul 08.00 karena setiap pagi jalanan macet. Sebagai seorang sekretaris hendaknya mendengarkan pendapat atau masukan dari karyawan tersebut. Kemudian pendapat karyawan tersebut segera disampaikan kepada pimpinan untuk segera ditindaklanjuti dan segera dicarikan solusinya.

5)      Mengadakan pendekatan kepada karyawan. Tujuannya untuk lebih mengenal karakteristik dari masing-masing karyawan sehingga sekretaris dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan karyawan. Setelah sekretaris mengetahui kelemahan karyawan kemudian sekretaris mencarikan solusi terbaik. Misalnya, ada beberapa karyawan yang tidak bisa mengoperasikan komputer. Peran sekretarsi dalam hal ini yaitu mengadakan suatu pelatihan / diklat komputer bagi karyawan-karyawan tersebut. Mengenai kelebihan yang dimiliki karyawan, dalam hal ini sekretaris dapat memanfaatkan untuk mengembangkan bakat / kelebihan karyawan tersebut, selanjutnya dapat juga untuk diusulkan kepada pimpinan supaya karyawan yang mempunyai kelebihan dapat menduduki suatu jabatan tertentu.

2.      Eksternal public

Yaitu sekelompok individu yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan. Contohnya: pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas, dan lain-lain.

 Adapun peran sekretaris terhadap eksternal public yaitu:

a.       Sekretaris berperan sebagai pusat informasi terhadap semua khalayak. Orang yang terdekat dengan pimpinan di perusahaan adalah sekretaris, dalam hal ini sekretaris pasti mengetahui berbagai macam informasi mengenai perusahaan. Oleh sebab itu, segala macam informasi yang diperlukan oleh publik akan disampaikan oleh sekretaris.

b.      Menjadi fasilitator antara publik dengan perusahaan. Peran sekretaris disini yaitu bertindak sebagai fasilitator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Adanya fasilitator ini bertujuan supaya perusahaan mengetahui kemauan ataupun kehendak publik dan juga publik juga bisa mengetahui apa yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga akan menciptakan goodwill (kerjasama yang baik) dan saling pengertian antara kedua belah pihak.

c.       Selalu menjaga citra perusahaan di mata publik. Segala perilaku dan sikap sekretaris dalam menjalankan perannya sebagai seorang public relations selalu dinilai oleh publik. Oleh sebab itu dalam menajalankan perannya, sekretaris harus berhati-hati dalam menentukan suatu langkah / tindakan karena hal ini berkaitan dengan citra perusahaan. Semakin baik citra perusahaan dimata publik akan semakin baik pula perkembangan perusahaan. Contohnya, sebagai seorang sekretaris hendaknya selalu memberikan informasi kepada publik mengenai hal-hal positif dari perusahaan. Jangan sampai sekretaris menjelekkan perusahaan di mata publik. Karena hal ini akan menurunkan citra perusahaan, jika citra perusahaan sudah buruk di mata publik, maka akan sulit sekali untuk mengembalikan citra baik perusahaan di mata publik.

d.      Menjalin kerjasama yang baik terhadap publik. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan publik akan mempermudah perusahaan menjalankan kegiatannya dengan publik.

e.       Memelihara komunikasi yang baik dengan publik.

Hubungan terhadap publik akan selalu berjalan dengan baik jika komunikasi selalu dijaga. Cara menjaga komunikasi itu sendiri bermacam-macam, salah satunya yaitu dengan cara ketika berbicara tidak menyinggung perasaan publik.

f.       Memberikan pelayanan terhadap publik semaksimalnya. Ketika sekretaris sedang mengadapi publik eksternal perusahaan, dalam keadaan apapun dan bagaimanapun caranya, pelayanan yang diberikan oleh sekretaris harus memuaskan publik. Hal ini bertujuan supaya publik mampu menilai mutu daripada kualitas perusahaan.

g.      Mendengarkan segala pendapat publik. Apabila telah terjadi suatu masalah yang berhubungan dengan perusahaan, pasti akan menimbulkan suatu opini publik. Dalam hal ini peran sekretaris yaitu mendengarkan dengan baik apapun pendapat publik kemudian disampaikan kepada pimpinan ataupun para manajer supaya dicari jalan keluarnya.

Dari penjelasan tersebut, dapat dilihat bahwa peranan sekretaris sebagai public relations berdasarkan sasaran kegiatannya dibagi menjadi dua yaitu peran terhadap internal public dan peran terhadap eksternal public. Internal public yang dimaksud disini yaitu publik yang berada di dalam perusahaan seperti: pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan. Sedangkan eksternal public yaitu publik yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan, contohnya: pers, pelanggan, pemasok, komunitas dan lain-lain. Ketika sekretaris menjalankan perannya baik terhadap internal public ataupun ekternal public, sekretaris hendaknya selalu mengutamakan kepentingan publik. Hal ini bertujuan untuk menciptakan good will (kerjasama yang baik) antara kedua belah pihak.

pendapat/opini tentnag seorang sekertaris

Posted on November 20, 2011 by kelompok5sk

Mengenai pandangan masyarakat tentang seorang sekretaris, tidak bisa dipungkiri masih banyak masyarakat yang mempunyai pandangan negatif mengenai seorang sekretaris. Menurut mereka, seorang sekretaris sebagai wanita penggoda, wanita yang hanya mengandalkan kecantikan tanpa memiliki kemampuan / skill, belum lagi di anggap sebagai simpanan boss ataupun perebut suami orang. Pendapat ini timbul diakibatkan karena ketidaktahuan masyarakat mengenai bagaimana sebenarnya pekerjaan seorang sekretaris.
Disinilah kita berperan untuk menciptakan pencitraan yang baik seorang sekretaris. Kita harus bisa membuktikan bahwa seorang sekretaris itu mampu bekerja secara profesional dalam arti, mampu bekerja dengan skill (kemampuan) yang dimiliki, tidak hanya mengandalkan kecantikan semata melainkan mampu menangani semua pekerjaan tanpa menunda pekerjaan yang lain ataupun mengecewakan klien dan pimpinan, mampu memberikan rasa bangga atau kepuasan atas hasil kerja yang dilakukan, mencipatakan dampak positif bahkan mampu menginspirasi  karyawan ataupun orang sekitar dimana kita bekerja.
Dengan demikian, secara perlahan namun pasti  anggapan negatif di masyarakat tentang seorang sekretaris  akan mulai berubah dan melihat seorang sekretaris bukan lagi sebagai wanita penggoda yang hanya mengandalkan kecantikan semata bahkan sebagai perebut suami orang, melainkan sebagai sekretaris yang profesional.
sumber: Tugas Pengetahuan Kesekretarisan tentang “Opini Negatif Masyarakat terhadap Sekretaris”